Digitaal examineren: een casestudy van British Council en Aristo

20-03-2017

Toen British Council in 2014 een digitaliseringsslag wilde maken in het afnemen van de wereldwijd befaamde Cambridge-examens, liep de in Amsterdam gevestigde organisatie tegen een aantal problemen aan. Omdat het een stichting is, ontbrak het British Council aan mensen en middelen. Maar ook vanuit Cambridge zelf werden er nogal wat eisen gesteld aan de wijze van examinering. In Aristo Accommodaties vond British Council een geschikte partner en inmiddels loopt het examineringsverhaal als een goed geoliede machine.

Wereldwijd erkende taalexamens

British Council is een internationale organisatie die educatieve mogelijkheden en culturele relaties bevordert tussen mensen uit het Verenigd Koninkrijk en de rest van de wereld. Daarbij focust de organisatie zich op het promoten van de Engelse taal en het vereenvoudigen van de toegang tot het leren van de taal.

Jan van Uum, exams manager Benelux: “De hoofdmoot van ons werk hier in Nederland is mensen de gelegenheid geven om een officieel wereldwijd erkend taalcertificaat te laten behalen, dan wel de mogelijkheid te geven om hun Engels te laten testen om te zien op welk niveau dat is. Voor wat betreft die eerste stroom, waartoe onder andere het afnemen van Cambridge-English-examens valt, werken we intensief samen met Aristo Accommodaties.”

Social entrepeneur

“In Nederland verzorgen we jaarlijks duizenden van dergelijke examens”, vervolgt Jan van Uum zijn verhaal. “Van starters tot academisch niveau, van particulieren en scholen tot het bedrijfsleven. Dat werd altijd via de traditionele manier van examineren gedaan – met pen en papier –, maar rond 2010 is Cambridge schoorvoetend met digitale examinering begonnen. In Nederland wilden we natuurlijk niet achterblijven, echter liepen we tegen een groot aantal problemen aan. Allereerst hadden we niet de capaciteit om groots te investeren; we zijn immers geen commercieel bedrijf, maar een stichting. We krijgen in Nederland geen subsidie van welke overheid dan ook en de eventuele winst die we maken gaat niet naar aandeelhouders, maar wordt teruggevoed aan de UK ten behoeve van wereldwijde ontwikkelingsactiviteiten. Vraag was dus waar we de mensen en middelen vandaan moesten halen.”

Snel van start

“Eind 2014 zijn we gaan praten met diverse bedrijven gespecialiseerd in het afnemen van digitale toetsen. Elk van die bedrijven wilde echter niet de software van een derde partij op hun systemen hebben, omdat dat hun eigen processen doorkruist en kan conflicteren met de eigen software. Er kwam nog een ander probleem om de hoek kijken. Omdat het Cambridge-examen ook een mondeling gedeelte bevat, zouden we naast de examenzalen ook nog aparte spreekkamers af moeten huren en dat bleek lastig. Tot slot geldt vanuit Cambridge de regel dat het examen moet worden afgenomen door gekwalificeerde, getrainde supervisors en examinatoren en dat er technische back-up aanwezig moet zijn.

Voor de toetsingsinstituten was dat niet realiseerbaar. Bovendien konden wij geen 50.000 examens per jaar garanderen, waardoor het voor hen niet interessant was om in ons te investeren. We moesten dus op zoek naar een andere oplossing en kwamen uiteindelijk bij Aristo terecht. We werkten niet alleen al jaren succesvol met hen samen, maar ook konden zij van alle partijen het snelste schakelen.”

Strenge eisen

Het voortraject heeft nogal wat tijd in beslag genomen en het was zoeken naar de juiste weg. “Het was voor ons belangrijk om het in een keer goed te doen,” vult Van Uum aan, “om het risico op reputatieschade tot een minimum te beperken. Bovendien stelt Cambridge een flink aantal eisen aan de wijze van examinering. Als je immers wereldwijd erkende certificaten afgeeft, moeten deze alle voldoen aan dezelfde standaarden." Zo stelt Cambridge een tiental examendagen per jaar vast, waarop wereldwijd alle computerbased examens voor een bepaalde eindtijd afgenomen moeten worden. Timing is dan van essentieel belang en je kunt het je niet veroorloven dat een examen te laat begint of zelfs niet door kan gaan. Vooral op technisch vlak bleek dat een hele uitdaging.

De kandidaten- zowel als de supervisorcomputers moesten aan minimale technische specs voldoen en veilig en vlekkeloos communiceren met de centrale server. Er dienden reservecomputers te zijn en natuurlijk was een constante en betrouwbare internetverbinding een vereiste. "Aristo heeft hierbij goed meegedacht en ze hebben zelfs een externe IT-partner ingeschakeld voor het leveren van de hardware en het beheren van de door ons geleverde software.”

Risico's mijden 

Jan van Uum: “Voordat we officieel van start konden, hebben we in samenwerking met Aristo uitgebreid getest. Op de locatie in Eindhoven werd de eerste pilot uitgevoerd, maar de ultieme test was in mei 2015. Vier medewerkers van Aristo hebben toen zelf deelgenomen aan een proefversie van het officiële Cambridge-examen en zijn daar allen glansrijk voor geslaagd, evenals het systeem overigens. Juist door het zelf te doen, zie je waar de problemen liggen en waar verbeterslagen te maken zijn. Kort daarna vonden de eerste officiële examens plaats en sindsdien is het examineringsproces verder geoptimaliseerd; niet in de laatste plaats vanwege de inspanningen van Aristo.

De laptops die in eerste instantie werden gebruikt zijn vervangen door computers, de headsets door koptelefoons en op alle locaties zijn speciale computerlokalen ingericht. Ook loopt de internetverbinding vandaag de dag via het veel snellere en betrouwbaardere glasvezelnetwerk en de verbinding wordt continu opgehoogd om te kunnen voldoen aan het toenemende dataverkeer.

Tot slot hebben we het probleem getackeld dat kandidaten elkaar tijdens de examendag niet mogen spreken. Enerzijds door ochtend- en middagsessies te organiseren. Anderzijds doordat Aristo de interne routing nog verder heeft aangescherpt om te voorkomen dat kandidaten elkaar op de gang of tijdens de pauzes tegenkomen.”

Sterke partnership

Inmiddels loopt het afnemen van computerbased examens als een goed geoliede machine en profiteert vooral de klant van de vele voordelen, aldus Van Uum: “Kandidaten typen makkelijker dan dat ze schrijven, ze zijn sneller klaar en kunnen hun mondelinge examen op dezelfde dag doen als de rest. Bovendien hebben ze dankzij de koptelefoons geen last van storende omgevingsgeluiden. Met dat alles bieden we een stuk onderscheidend vermogen en dragen we bij aan het future success van onze opdrachtgevers.

”De samenwerking met Aristo wordt daarbij door Van Uum en de rest van de organisatie als zeer waardevol ervaren: “We werken al jaren samen en wisten wat we konden verwachten. Niet alleen voor wat betreft de locaties zelf, maar vooral ook in het onderlinge contact. Het meest prettige vind ik nog wel dat Aristo continu meedenkt, proactief is en net een stap extra zet. Ze reiken oplossingen aan om het kandidaten meer naar de zin te maken, geven ook ongevraagd advies, maar ook kleine dingen worden uit handen genomen, zoals het ophangen van instructieposters. Dat betekent dat het bedrijf weet waar ze mee bezig is, steeds verder professionaliseert en meegaat met haar tijd en alle toekomstige ontwikkelingen. ‘Ontzorgen’ noemen ze dat zelf en dat kan ik alleen maar beamen.”

Ook weten wat Aristo Accommodaties op digitaal vlak voor u kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op om een keer te sparren.

 

Digitaal examineren: een casestudy van British Council en Aristo

Bedrijf: British Council

Contact: Jan van Uum

Functie: exams manager Benelux

www.britishcouncil.nl