Bespaar kostbare tijd met een notulen app

Het uitwerken van notulen is een behoorlijk tijdrovende klus. Maar zonder notulen kom je helaas niet ver! Je belandt in rommelige vervolgvergaderingen waarin niemand meer weet wat er afgesproken is en er in het ergste geval acties dubbel of helemaal niet worden opgepakt. Zonde van de tijd! Direct de vergadernotulen uitwerken na afloop van de vergadering is dan ook een must. Maar hoe doe je dat nu zo efficiënt mogelijk? Gebruik een notulen app! In dit blogartikel leg ik je uit wat de voordelen en functies zijn van een notulen app en heb ik een aantal voorbeelden voor je geselecteerd.   

Wat zijn de voordelen van een notulen app? 

Organisaties willen slimmer omgaan met tijd en zoeken continu manieren om efficiënter te werken. Als vergaderexpert richt je het hele proces voor, tijdens en na meetings slimmer en efficiënter in. Misschien heb je hiermee al geëxperimenteerd door bijvoorbeeld het notuleren te rouleren onder de deelnemers. Maar het nadeel daarvan is dat je workload alleen maar verplaatst.  

Organisaties besteden gemiddeld 15 tot 30 minuten extra per vergadering aan het uitwerken en verspreiden van notulen. Hoe kan het dan sneller en makkelijker? Begin met het automatiseren van het proces van het notuleren en bespaar kostbare tijd. Met een notulen app automatiseer je een groot deel van dat proces en houd je meer tijd over voor opvolging en besluitvorming.

Teams die werken met automatische transcripties en AI-samenvattingen besparen vaak 30 tot 60 minuten per vergadering. Bijkomend voordeel is dat het vaak minder foutgevoelig is. Zeker als je een app gebruikt die de audio van de vergadering automatisch transcribeert. Of een app die de notulen automatisch verstuurt naar de genodigde deelnemers, zodat je niemand kunt vergeten.  

Omdat de meeste notulen apps intuïtief werken, worden je notulen ook een stuk visueler dan als je notulen bijvoorbeeld typt in een tekstverwerkingsprogramma. Visuele notulen helpen deelnemers informatie sneller te verwerken, beter te begrijpen en langer te onthouden. Erg welkom in deze tijden van informatie-overload!  

"Teams die werken met automatische transcripties en AI-samenvattingen besparen vaak 30 tot 60 minuten per vergadering.”

---

Welke notulen app moet ik gebruiken? 

De beste notulen app kies je op basis van jouw wensen en werkwijze. Wil je alleen eenvoudige notities kunnen uitwerken en delen? Of wil je ook visuele notulen kunnen maken? Of maak je audio-opnames van de vergadering en wil je deze automatisch laten uitschrijven? Moet het mogelijk zijn om gepersonaliseerde acties naar de deelnemers te versturen? Hoe moet de data in de notulen app beveiligd zijn? Wil je liever een Nederlandstalige notulen app of mag het ook een Engelstalige zijn? Allemaal cruciale vragen die je eerst moet beantwoorden, voordat je zoektocht naar de juiste notulen app kan beginnen.  

Voorbeelden van notulen apps 

Om je alvast een beetje op weg te helpen, heb ik een aantal apps voor je geselecteerd waarmee je kan experimenteren: 

• Microsoft OneNote (beschikbaar voor Android en iPhone/ iPad en als desktopversie): met OneNote heb je een eenvoudige app te pakken waarin je notities kunt vastleggen, ordenen en delen. Niet alleen tekstuele notities maar ook visuele notities. In de desktopversie zijn daarin nog meer mogelijkheden dan in de mobiele app. Werkt jouw organisatie al met Office 365, dan is het voordeel dat je de notities veilig en makkelijk kunt opslaan in OneDrive.  
  
  
• Notuly (beschikbaar als iOS app, Android-app en via notuly.nl): met Notuly hoef je helemaal niet meer zelf te notuleren. Leg je telefoon op tafel tijdens een vergadering, en ontvang achteraf automatisch een samenvatting met actiepunten in je mail. Ideaal  voor fysieke meetings waar geen Teams of Zoom aan te pas komt. De audio wordt direct na verwerking verwijderd en de data blijft op Nederlandse servers.
  
  

• Squid (beschikbaar voor Android): een intuitieve app waarin je zowel notities als tekeningen kunt maken. Vergelijk het met een virtueel whiteboard. Je schrijft en tekent net zoals op papier met behulp van de actieve pen, de stylus pen of je vinger. Je creaties exporteer je naar een jpg-, png- of pdf-bestand.  

• Notulen Software: deze alles-in-een-oplossing inclusief mobiele app maakt het gehele vergaderproces efficiënter, van voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling tot opvolging. Zo scheid je de acties en besluiten met een sneltoets al tijdens het notuleren van de rest van de notulen. Na afloop exporteer je met één druk op de knop een verslag van de vergadering of verzend je dit direct naar alle deelnemers. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de mogelijkheden van een alles-in-een-oplossing! 

• Indeqa: ook Indeqa heeft een handige alles-in-een-oplossing met een mobiele app die zorg voor een efficiënter en effectiever vergaderproces. Zo notuleer je met de Notulen Generator in automatische templates in MS Word in de eigen huisstijl. Met de slimme en krachtige Agendaplanner voorkom je dubbel werk en vergen dezelfde taken minder kliks en handelingen. Daarnaast kun je met Indeqa de vergaderstukken makkelijk en snel verwerken en heb je volledig grip op de besluitvorming en opvolging. De software is speciaal ontworpen voor Microsoft 365 en maakt gebruik van de bestaande Microsoft-functionaliteiten en security standaarden. 

Uiteraard zijn er nog veel meer applicaties en mobiele apps die vergelijkbare functies aanbieden, dus ga vooral ook zelf op onderzoek uit. Vraag bijvoorbeeld eens rond in je netwerk hoe anderen het notuleren efficiënter maken met behulp van geautomatiseerde oplossingen. 

Veelgestelde vragen over een notulen app

Welke notulen app werkt goed voor hybride vergaderingen?

Een goede notulen app ondersteunt automatische transcriptie, cloudopslag en samenwerking in realtime. Daardoor houden zowel online als fysieke deelnemers overzicht tijdens hybride meetings.

Hoeveel tijd bespaar je met een notulen app?

Teams besparen vaak 30 tot 60 minuten per vergadering doordat actiepunten, samenvattingen en besluiten automatisch worden vastgelegd en gedeeld.

Welke notulen apps zijn populair?

Veel organisaties gebruiken tools zoals Microsoft OneNote, Notuly, Fireflies.ai en Otter.ai. Sommige apps focussen vooral op AI-samenvattingen, terwijl andere juist sterk zijn in actiepunten, samenwerking of integraties met vergadersoftware.

Zijn AI-notulen betrouwbaar?

AI-notulen werken vooral goed bij duidelijke vergaderstructuren en heldere audio. Controleer na afloop altijd kort de samenvatting en actiepunten.

Welke vergaderlocatie past goed bij efficiënt vergaderen?

Werk je met hybride meetings of intensieve sessies? Dan helpen professionele vergaderlocaties zoals Aristo in Amsterdam Sloterdijk, Utrecht CS, Utrecht Lunetten en Eindhoven om rust, focus en structuur in je bijeenkomst te houden.

AI-tools voor next level meetings én notulen 

Hopelijk heeft dit blogartikel je wegwijs gemaakt in de mogelijkheden en voordelen van een notulen app! En ik heb nog iets handigs voor je. Kunstmatige Intelligentie is een krachtig hulpmiddel dat zorgt voor een revolutie in de manier waarop we vergaderingen leiden en bijwonen, maar ook hoe we ze vastleggen. Ben jij klaar om de eerste stap te zetten in het implementeren van AI voor jouw vergaderingen? Download dan ons gratis E-book waarin we drie AI-gebaseerde tools voor je hebben geselecteerd die jouw meetings én notulen naar een hoger niveau helpen brengen.