Hoe bouw je een draaiboek met back-upscenario’s voor jouw evenement

Een goed draaiboek is de basis van ieder succesvol evenement. Het zorgt voor overzicht, duidelijke afspraken en een soepel verloop van je programma. Maar ook als er iets onverwachts gebeurt zoals een haperende techniek, een spreker die later aankomt of een programmaonderdeel dat uitloopt, wil je voorbereid zijn. Door back-upscenario’s op te nemen in je draaiboek houd je de regie in handen en kan je team direct schakelen. In dit stappenplan laten we zien hoe je een draaiboek opbouwt dat niet alleen structuur geeft, maar ook slimme alternatieven biedt voor de belangrijkste momenten van je event. 

Het belang van een draaiboek met back-upscenario’s 

Je plant een evenement nooit voor het ideale scenario alleen; je plant voor de realiteit. Denk aan een zaal die te groot of klein voelt, een trainer die vaststaat in het verkeer, of een livestream die uitvalt.

Aristo ziet het dagelijks. Eventplanners en -coördinatoren die vooraf al nadenken over alternatieven, schakelen sneller en blijven ontspannen. Dat verschil merkt iedere deelnemer.

Een goed draaiboek geeft iedereen duidelijkheid, voorkomt paniekmomenten, en houdt jouw programma professioneel en strak. Een belangrijk en onmisbaar onderdeel van het organiseren van een bedrijfsevent.

Stap 1: Bepaal het doel en de kritische momenten 

Start je draaiboek niet met tijden, maar met keuzes. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat moet dit evenement opleveren voor de deelnemers?
• Welke onderdelen mogen nooit uitvallen?
• Waar zit de meeste druk of afhankelijkheid?

Voor jou als eventplanner en -coördinator gaat het vaak om plenaire sessies, keynote-sprekers en techniekmomenten. Markeer deze onderdelen direct als kritische momenten in je draaiboek.

 TIP: zet een ster ⭐ bij elk programmaonderdeel dat directe impact heeft op de beleving. 

Stap 2: Ontwikkel een logisch en scanbaar draaiboek

Een draaiboek werkt alleen als iedereen het snel begrijpt. Houd het overzichtelijk en concreet. Een veelgebruikte basisstructuur voor een draaiboek van een evenement:

• Tijd
• Onderdeel
• Verantwoordelijke
• Locatie
• Benodigde middelen
• Contactpersoon

  TIP: gebruik vaste kolommen en houd elke regel op één oogopslag leesbaar. 

Stap 3: Denk per onderdeel in back-upscenario’s

Nu maak je het echte verschil. Stel per kritisch onderdeel deze vraag: “Wat doe ik als dit niet loopt zoals gepland?” Enkele voorbeelden uit de praktijk:

• Zaal voelt te groot of te klein
  Back-up: switch naar andere ruimte of een nevenvestiging
• Spreker vertraagt
  Back-up: interactieve Q&A of extra netwerkmoment
• Techniek valt uit
  Back-up: presentatie lokaal beschikbaar + flip-over klaarzetten
  
  

Noteer elk alternatief direct onder het hoofdscenario in je draaiboek. Zo hoeft niemand te improviseren op het moment zelf.

  TIP: voeg een aparte kolom in het draaiboek toe met ‘Back-upactie’ 

Stap 4: Leg verantwoordelijkheden vast

Back-upscenario’s werken alleen als iedereen weet wat die moet doen. Schrijf niet: “Team regelt alternatief.” Schrijf wel: “Eventcoördinator start Q&A, techniek schakelt microfoon A in.” Betrek de evenementenlocatie hier ook bij. Daardoor schakelt het team direct, zonder overleg of twijfel.

  TIP: zet altijd één naam per actie. Geen functies, maar mensen. 

Stap 5: Test vooraf je draaiboek 

Een draaiboek leeft pas als je het doorloopt. Zo test je slim:

• Loop het draaiboek hardop door.
• Speel minimaal één back-upscenario na.
• Check timing, routes en techniek.

Veel planners doen dit samen met de evenementenlocatie. Dat loont, mede door de professionele ervaring van de locatie. Ook op de locaties van Aristo meeting center helpen we hier graag bij. Je ziet direct waar aannames niet kloppen.

Veelgestelde vragen over een draaiboek evenement

Hoe uitgebreid moet een draaiboek zijn?

Zo uitgebreid dat niemand hoeft te gokken. Kort waar het kan, volledig waar het moet.

Maak ik één draaiboek of meerdere?

Gebruik één hoofddraaiboek en detailversies per zaal of sessie.

Wanneer begin ik met back-upscenario’s?

Direct na het bepalen van je programma. Niet als laatste stap.

Wie ontvangt het draaiboek?

Alleen mensen die een rol spelen in de uitvoering. 

Digitaal of geprint?

Beide is het beste. Digitaal voor updates, geprint als veilige back-up.

Direct aan de slag met dit gratis draaiboektemplate

Wil je direct aan de slag zonder zelf alles op te zetten? Download het gratis template met draaiboek en bouw jouw evenement stap voor stap, inclusief ruimte voor slimme back-upscenario’s.