6 tips om jouw heidag beter te organiseren 💡

Wanneer je een heidag organiseert – oftewel een strategische dag buiten de deur met je team – is het belangrijk dat alles klopt: plek, planning, werkvormen én de onderliggende doelstelling. Wat mag er absoluut niet ontbreken en wat moet je juist niet doen? Hieronder geef ik je 6 waardevolle tips voor een succesvolle heidag.

1: Maak vooraf het doel helder

Voordat je een heidag gaat organiseren, moet duidelijk zijn waarom je deze bijeenkomst doet. Bijvoorbeeld: Ga je werken aan de langetermijnstrategie van je organisatie? Wil je teamuitwisseling en samenwerking versterken? Is het doel juist om interne conflicten of knelpunten uit de dagelijkse praktijk bespreekbaar te maken?

Praktische tips:

• Breng het doel samen met het kernteam in kaart en formuleer 1–2 concrete doelstellingen (bijvoorbeeld: "tegen einde dag hebben we 3 concrete actiepunten voor het komende half jaar”).
• Communiceer dit doel tijdig aan alle deelnemers, dit zorgt voor focus en betrokkenheid tijdens de dag.
• Link het doel van de heidag direct aan de organisatie- of teamstrategie; zo verloopt de koppeling tussen het dagelijkse werk en de heidag vloeiender.
  
  

2: Kies iets anders dan anders

Een heidag is bij uitstek het moment om uit de routine te stappen. Een vergaderzaal en flipchart is vaak niet voldoende om nieuwe energie te krijgen. Denk aan: starten in de natuur, een korte wandelactiviteit vooraf, een andere zaalopstelling of juist een creatieve brainstormomgeving. Aangezien je een speciaal doel hebt dat je via een heidag wilt bereiken, is het goed om écht iets anders dan anders te organiseren.

Praktische tips:

• Stimuleer deelnemers fysiek en mentaal door de locatie en setting anders te maken,  dat breekt patronen.
• Denk aan groeps- en zaalopstellingen: zitten in een kring, in tweetallen of wandelend brainstormen (walk & talk) in plaats van alleen luisteren en kijken naar slides.
• Houd rekening met logistiek: hoe ver is de locatie, welke sfeer helpt bij het doel, welk tijdstip werkt (tussen 09:30–16:30 werkt vaak goed).
  
  

3: Zet vernieuwende werkvormen in

Energie is kostbaar tijdens een heidag. Om een heidag organiseren écht waardevol te maken, is het van belang dat iedereen actief meedoet. Stilzitten luisteren is hier geen optie. Werkvormen zoals tweetallen, rotating brainstorms, creatieve opdrachten of fysieke oefeningen helpen om het energieniveau hoog te houden.

Praktische tips:

• Voorbeeld: een werkvorm waarbij deelnemers in tweetallen één thema voorbereiden (bijvoorbeeld “Waar zien we in 6 maanden de grootste uitdaging?”) en dit vervolgens presenteren.
• Wissel theorie af met praktijk, bijvoorbeeld 10 minuten input, gevolgd door 20 minuten actie in kleine groepjes.
• Zorg voor een facilitator of moderator of voorzitter die het tijdschema bewaakt en energie blijft checken (pauzes, wisseling van werkvormen).
• Let op de fysieke comfortfactor: werken in een zaal zonder ramen of frisse lucht vermindert vaak de creativiteit, wissel daarom zaal en buitenactiviteiten af of nog beter: zorg voor een locatie met ramen en goede luchtkwaliteit, zoals bij Aristo meeting center. 
  
  

4: Zorg voor een ontspannen sfeer en kledingcode

Wanneer je een heidag organiseert, is het belangrijk dat de deelnemers zich comfortabel voelen. Dat draagt direct bij aan openheid, spontaniteit en de bereidheid tot samenwerking. Een informele kledingstijl, een open opstelling en ruimte voor persoonlijke inbreng zijn enorm helpend. Trek iets makkelijks aan, laat jezelf zien en maak écht kennis met je collega’s.

Praktische tips:

• Zet bewust in op casual in plaats van business-formal: vermeld dit in de uitnodiging (“we starten informeel, kleed je comfortabel”).
• Zorg voor een ontvangstmoment met koffie,  thee en een breakfast bite,  zo komen deelnemers rustig binnen.
• Creëer ruimte voor kennismaking of een korte ijsbreker aan het begin. Vooral handig als niet iedereen elkaar kent.
• Let op catering: gezonde snacks, voldoende water en thee, een lunch met keuzevrijheid; dit draagt bij aan de energie en betrokkenheid.
  
  

5: Kies een activiteit die past bij het doel

Bij het organiseren van een heidag is de keuze van de activiteit belangrijk. Denk niet alleen aan 'leuk'. Gaat het bijvoorbeeld om strategische keuzes? Dan sluit een interactieve sessie zoals scenario-planning of serious game goed aan. Gaat het om teamspirit en verbinding? Dan kan bijvoorbeeld een actieve teambuilding-workshop buiten of indoor passend zijn. Activiteiten zijn er in verschillende soorten en maten, ben creatief, ook een klein spelletje werkt perfect om out-of-the-box denken te stimuleren.

Praktische tips:

• Voor een strategisch doel: kies een activiteit waarbij deelnemers worden uitgedaagd om outside-the-box te denken (bijvoorbeeld LEGO® Serious Play®, creatieve atelieropstelling, simulatie).
• Voor verbindings- of cultuurdoelen: denk aan een workshop waarin deelnemers gezamenlijk een mini-project uitvoeren (bijvoorbeeld ‘bouw je eigen missie in 60 minuten’).
• Let op de balans tussen inspanning en reflectie. Te sportief kan afleiden van het hoofdthema; te weinig activiteit kan leiden tot verveling.
• Plan de activiteit op een moment dat de energie een dip zou kunnen krijgen (na de lunch, midden van middag) om zo het dagritme optimaal te benutten.
  
  

6: Kies de ideale locatie in Nederland

De locatie bepaalt in hoge mate of je heidag succesvol verloopt. De juiste plek voor jouw heidag past direct bij je doelstelling, biedt de juiste faciliteiten én stimuleert de gewenste mindset (focus, inspiratie, verbinding). Denk qua plek aan rust in de natuur, strand- of bosomgeving, of juist een stadslocatie met design en technologie, als dat past. Voor wat betreft de faciliteiten kunnen strategie sessies bijvoorbeeld gemakkelijk zonder (digitale) flipover, het bepalen van de nieuwe online customer journey is minder handig zonder moderne faciliteiten.

Praktische tips:

• Voor creativiteit en reflectie: locaties in de stilte buiten de stad (bijvoorbeeld Brabant, Limburg, Gelderland) werken vaak heel goed.
• Voor technologische workshops of hybride sessies: locaties nabij steden zoals Amsterdam, Rotterdam, Utrecht met goede bereikbaarheid en moderne audiovisuele voorzieningen zijn ideaal.
• Controleer de logistieke aspecten: bereikbaarheid met openbaar vervoer of parkeerfaciliteit, wifi-/ netwerkvoorziening, zaalopstelling flexibel aanpasbaar, break-out-ruimtes beschikbaar.
• Besteed aandacht aan sfeer: licht, ramen, uitzicht, buitenruimte. Al deze factoren versterken het gevoel van ‘even weg zijn’.
  
  

Ontdek de creatieve ruimtes van Aristo meeting center

Een heidag organiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Succes zit in de details. Door vooraf het doel helder te maken, echt iets anders dan normaal te kiezen, vernieuwende werkvormen in te zetten, de juiste sfeer  toe te passen, een passende activiteit te selecteren én de ideale locatie te kiezen, kun je er een waardevolle en impactvolle dag van maken.

Op zoek naar een geschikte locatie? Met vier locaties in Amsterdam, Eindhoven, Utrecht CS en Utrecht Lunetten biedt Aristo meer dan 120 professionele ruimtes, altijd voorzien van daglicht, uitgebreide faciliteiten en een warme, persoonlijke ontvangst. Benieuwd naar onze creatieve brainstormruimtes voor jouw heidag? In een gratis E-book laten we je kennismaken met de verschillende creatieve ruimtes bij Aristo. Download nu gratis het E-book en geef je ideeën vleugels!