Een externe vergaderlocatie inschakelen voor je vergaderingen heeft heel veel voordelen, maar wat zijn die nu precies?

• Ontsnappen aan de waan van de dag en het beperken van afleiding, zodat er meer focus is en de vergadering een stuk effectiever en efficiënter verloopt.
• Het stimuleren van creativiteit. Door te vergaderen in een andere, inspirerende omgeving ontstaan er meer (nieuwe) inzichten.
• Een vergaderlocatie heeft de mogelijkheid om na een vergadering te genieten van een lunch, diner of borrel. Een fijne afsluiter om nader tot elkaar te komen!
• Een externe locatie is een oplossing voor als er niet genoeg vergaderruimtes zijn op kantoor.

Hoe vind je een vergaderlocatie die aan alle eisen voldoet? De mogelijkheden zijn eindeloos en op het eerste gezicht lijken veel locaties hetzelfde te bieden. Waar moet je nu precies op letten tijdens jouw zoektocht?

Flexibiliteit

Hoe flexibel is de locatie? Kun je bijvoorbeeld op het laatste moment nog wijzigingen doorgeven? Kun je makkelijk op- of afschalen in deelnemers? Bij Aristo kun je jouw reservering tot 48 uur voor aanvang van de bijeenkomst wijzigen of annuleren. Zo kun je heel eenvoudig de vergadering verplaatsen naar een kleinere, grotere of interactieve zaal of zelfs naar een van de andere locaties in het land.

MVO

Heeft de locatie een keurmerk op het gebied van duurzaamheid? Alle Aristo-locaties zijn al jaren op rij bekroond met de Gouden Green Key Award, hét internationale keurmerk voor duurzaamheid in de zakelijke meeting- en trainingsmarkt.

Arrangementen

Welke vergaderarrangementen biedt de locatie aan? Bij Aristo kun je al vanaf de duur van 2 uur een ruimte en bijpassend arrangement kiezen!

Boekingsbevestiging

Wordt de boeking schriftelijk bevestigd en krijg je alles zwart-op-wit? Met de handige Aristo boekingstool heb je alles op één plek: een overzicht van al je boekingen, directe beschikbaarheid van ruimtes, actuele prijzen, geplaatste opties en uitgebreide statistieken. Boek je liever telefonisch? Dan krijg je uiteraard een bevestiging per e-mail!

Bereikbaarheid

Hoe zit het met de bereikbaarheid van de vergaderlocatie? Zo liggen alle Aristo-locaties naast een NS-station. Kom je met de auto? De locaties hebben een eigen parkeerplaats of een nabije parkeergelegenheid.

Faciliteiten

Welke standaard faciliteiten en optionele faciliteiten biedt de vergaderlocatie? Aristo maakt het graag iedereen naar de zin, dus we hebben de ruimtes van alle gemakken voorzien. De ruimtes zijn allemaal voorzien van daglicht en doordat de ruimtes geen pilaren bevatten, hebben ze optimaal zicht. Verder staan ze bekend om de fijne akoestiek en heb je altijd het volgende tot je beschikking in de zaal (standaard inbegrepen in arrangement): - projectiescherm met een beamer of grote LCD-monitor - whiteboard en flipover met stiften - comfortabel meubilair in de door jouw gewenste opstelling - pennen met blocnotes - naamkaarten - gekoeld water - meeting mints. 

Hoogwaardige service

Is de locatie servicegericht? Is het makkelijk om persoonlijk contact te leggen? Blijkt uit reviews dat de locatie echt met de klant meedenkt? Hét reviewplatform voor de vergader- en trainingsmarkt is MeetingReview.com. Wist je dat de Aristo-locaties gemiddeld altijd met minstens een 9,0 beoordeeld worden? Flexibiliteit, meedenken en persoonlijk contact, dat is waar Aristo om bekend staat! 

Cateringopties

Heeft de vergaderlocatie een eigen keuken of huren zij een cateraar in? En hoe gevarieerd ziet het lunchmenu eruit? Bij Aristo maak je jouw vergadering compleet met een appetijtelijke en gezonde lunch uit onze professionele Aristo Kitchen. Iedere dag serveren we een Daily Fresh lunchbuffet met dagverse en vaak biologische producten. Omdat wij de gerechten uit onze eigen keuken serveren, kun je lastminute nog wijzigingen doorgeven en help je samen met Aristo voedselverspilling tegen te gaan. Op aanvraag verzorgen wij ook een heerlijk dinerbuffet (voor grotere groepen) na afloop van je vergadering.

Aristo meeting center heeft in totaal 4 vergaderlocaties verspreid door het land, waarvan 2 vergaderlocaties in Midden Nederland (omgeving Utrecht), 1 vergaderlocatie nabij Schiphol (14 minuten rijden) en 1 vergaderlocatie in Noord-Brabant:

• Vergaderlocatie Utrecht CS: een inspirerende vergader- en trainingslocatie gevestigd in winkelcentrum Hoog Catharijne, op 2 minuten loopafstand van het NS-station Utrecht centraal.
• Vergaderlocatie Utrecht Lunetten: op deze inspirerende locatie kun je stijlvol vergaderen en trainen, gelegen direct naast het NS-station Utrecht Lunetten en is dus ook perfect bereikbaar.
• Vergaderlocatie Amsterdam Sloterdijk: gevestigd op een zeer prominente locatie in zakencentrum Amsterdam Sloterdijk, direct naast het NS-station Sloterdijk. Een inspirerende en stijlvolle plek om te vergaderen of om een training, congres, heisessie, seminar of workshop te organiseren.
• Vergaderlocatie Eindhoven: een plezierige en comfortabele vergaderlocatie en trainingslocatie, gevestigd midden in het centrum van Eindhoven, op 5 minuten loopafstand van het NS-station Eindhoven centraal.

Ben je enthousiast geworden over de vergaderlocaties van Aristo meeting center? Dan is het hoog tijd om een vergaderruimte te boeken! Een boeking of optie plaatsen bij een van onze vergaderlocaties kan makkelijk en snel via onze boekingstool of bel direct met Team Bookings: 088 230 10 00. Uiteraard is het ook altijd mogelijk om eerst een offerte op te vragen.

Bij Aristo kies je een vergaderarrangement aan de hand van de duur van je vergadering. Deze arrangementen zijn inclusief zaalhuur met projectiescherm met beamer of grote LCD-monitor - whiteboard en flipover met stiften - comfortabel meubilair in de door jouw gewenste opstelling - pennen met blocnotes - naamkaarten - gekoeld water - meeting mints.

De catering is all-inclusive met koffie, thee, frisdrank en koffielekkernijen. Indien je een een 8-uurs arrangement kiest, is er een uitgebreid en dagvers lunchbuffet inbegrepen. De vergaderarrangementen waar je uit kunt kiezen:

• 2-uurs vergaderarrangement
  Wil je een relatief korte vergadering plannen, maar de deelnemers wel voorzien van alle benodigde faciliteiten? Kies dan voor ons 2-uurs vergaderarrangement.
• 4-uurs vergaderarrangement
  Gaat het om een middellange vergadering van een halve dag waarbij je de aanwezigen verwent met een koffielekkernij en wat fruitwater? Kies dan voor ons 4-uurs vergaderarrangement.
• 8-uurs vergaderarrangement
  Wil je een luxe vergadering voor de hele dag plannen met een vers all-in lunchbuffet? Kies dan voor ons 8-uurs vergaderarrangement en voeg eventueel, als kers op de taart, nog een afsluitende borrel toe.

Stel je bijeenkomst samen in onze handige boekingstool en zie direct wat de tarieven en mogelijkheden zijn. Wil je toch net iets anders dan onze standaard arrangementen en ben je benieuwd naar de flexibele mogelijkheden? Neem dan contact op met Team Bookings: 088 230 10 00.

Vergaderen maakt hongerig! Maak je vergadering dan ook compleet met een appetijtelijke lunch. Je hebt een aantal opties waar je uit kunt kiezen:

1. Kies voor een arrangement met het Aristo Daily Fresh lunchbuffet.
2. Kies voor een arrangement met het Aristo Daily Fresh broodjeslunch in de zaal.
3. Boek een van deze lunches los bij als extra. De actuele tarieven zijn terug te vinden in onze overzichtelijke boekingstool.

Aristo Daily Fresh lunchbuffet

In het meest gekozen 8-uurs arrangement met lunch geniet je in de middag van het Aristo Daily Fresh lunchbuffet uit onze professionele Aristo Kitchen. Dit buffet bevat zo’n 8 verschillende soorten belegde broodjes met vlees, vis en vegetarische opties, iedere dag een andere warme maaltijd (optie vega en vlees/ vis), 3 verschillende salades, yoghurt met toppings en een dagverse soep. Ook serveren wij melk, karnemelk en vruchtensappen. Je lunch afsluiten kan met een stuk fruit of overheerlijke zoete lekkernijen.

Diner- en borrelmogelijkheden

Wil je de vergadering smakelijk afsluiten met een diner? Ook dat is mogelijk bij Aristo! Boek het diner apart bij met de keuze uit een dagschotel, driegangendiner of buffet. Liever nog even napraten onder het genot van een hapje en drankje? Boek dan een van de borrelarrangementen bij. De perfecte afsluiter van jouw vergadering. Uiteraard houden wij ook rekening met speciale dieetwensen en allergieën!

Waar er vroeger voornamelijk vergaderd werd in de traditionele vergaderopstellingen zoals een carré opstelling, proberen organisaties tegenwoordig andere vormen uit om zo tot een effectievere en efficiëntere vergadering te komen. De meest voorkomende zaalopstellingen op de vergaderlocaties van Aristo zijn:

• Cabaret;
• U-vorm;
• Carré;
• Kring;
• Staand vergaderen.

Uiteraard zijn er ook andere zaalopstellingen mogelijk die vooral voor grotere groepen goed werken, zoals een school-, theater- en examenopstelling. Twijfel je over de juiste opstelling voor jouw vergadering, lees dan het blogartikel Wat is de beste vergaderopstelling voor jouw meeting van onze meetingspecialist Lyn Neggers.

De ruimtes van Aristo zijn allemaal voorzien van daglicht, hebben optimaal zicht (geen pilaren) en staan bekend om de fijne akoestiek. Verder heb je altijd het volgende tot je beschikking in de zaal (standaard inbegrepen in arrangement):

• projectiescherm met een beamer of grote LCD-monitor;
• whiteboard en flipover met markers;
• comfortabel meubilair in de door jouw gewenste zaalopstelling;
• pennen met blocnotes;
• naamkaarten;
• gekoeld water;
• meeting mints.

Uiteraard is het ook mogelijk om extra faciliteiten bij te boeken, zoals een hybride set, een digitale flip-over, een extra microfoon of laptop.

Om de ideale vergaderlocatie te bepalen, kijk je naar je deelnemers. Komen zij uit heel het land, of allemaal uit dezelfde stad? Als de deelnemers uit heel Nederland komen, is een centrale locatie in Utrecht een goede keuze.  Alle Aristo locaties zijn goed bereikbaar met het OV en eigen vervoer, dus het maakt niet uit aan welk vervoersmiddel deelnemers de voorkleur geven. Naast de locatie zijn de vergaderfaciliteiten belangrijk. De zalen van Aristo beschikken over moderne faciliteiten en zijn geschikt voor verschillende groepsgroottes en verschillende vergaderopstellingen. Natuurlijk neem je ook catering mee in het beslissingsproces. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden van vegan gerechten of andere dieetwensen.

Flexibiliteit

Hoe flexibel is de locatie? Kun je bijvoorbeeld op het laatste moment nog wijzigingen doorgeven? Kun je makkelijk op- of afschalen in deelnemers? Bij Aristo kun je jouw reservering tot 48 uur voor aanvang van de bijeenkomst wijzigen of annuleren. Zo kun je heel eenvoudig de vergadering verplaatsen naar een kleinere, grotere of interactieve zaal of zelfs naar een van de andere locaties in het land.

Duurzaamheid

Heeft de locatie een keurmerk op het gebied van duurzaamheid? Alle Aristo-locaties zijn al jaren op rij bekroond met de Gouden Green Key Award, hét internationale keurmerk voor duurzaamheid in de zakelijke meeting- en trainingsmarkt.

Arrangementen

Welke vergaderarrangementen biedt de locatie aan? Bij Aristo kun je al vanaf de duur van 2 uur een ruimte en bijpassend arrangement kiezen!

Boekingsbevestiging

Wordt de boeking schriftelijk bevestigd en krijg je alles zwart-op-wit? Met de handige Aristo boekingstool heb je alles op één plek: een overzicht van al je boekingen, directe beschikbaarheid van ruimtes, actuele prijzen, geplaatste opties en uitgebreide statistieken. Boek je liever telefonisch? Dan krijg je uiteraard een bevestiging per e-mail!

Bereikbaarheid

Hoe zit het met de bereikbaarheid van de vergaderlocatie? Zo liggen alle Aristo-locaties naast een NS-station. Kom je met de auto? De locaties hebben een eigen parkeerplaats of een nabije parkeergelegenheid.

Faciliteiten

Welke standaard faciliteiten en optionele faciliteiten biedt de vergaderlocatie? Aristo maakt het graag iedereen naar de zin, dus we hebben de ruimtes van alle gemakken voorzien. De ruimtes zijn allemaal voorzien van daglicht en doordat de ruimtes geen pilaren bevatten, hebben ze optimaal zicht. Verder staan ze bekend om de fijne akoestiek en heb je altijd het volgende tot je beschikking in de zaal (standaard inbegrepen in arrangement): - projectiescherm met een beamer of grote LCD-monitor - whiteboard en flipover met stiften - comfortabel meubilair in de door jouw gewenste opstelling - pennen met blocnotes - naamkaarten - gekoeld water - meeting mints.

Hoogwaardige service

Is de locatie servicegericht? Is het makkelijk om persoonlijk contact te leggen? Blijkt uit reviews dat de locatie echt met de klant meedenkt? Hét reviewplatform voor de vergader- en trainingsmarkt is MeetingReview.com. Wist je dat de Aristo-locaties gemiddeld altijd met minstens een 9,0 beoordeeld worden? Flexibiliteit, meedenken en persoonlijk contact, dat is waar Aristo om bekend staat!

Cateringopties

Heeft de vergaderlocatie een eigen keuken of huren zij een cateraar in? En hoe gevarieerd ziet het lunchmenu eruit? Bij Aristo maak je jouw vergadering compleet met een appetijtelijke en gezonde lunch uit onze professionele Aristo Kitchen. Iedere dag serveren we een Daily Fresh lunchbuffet met dagverse en vaak biologische producten. Omdat wij de gerechten uit onze eigen keuken serveren, kun je lastminute nog wijzigingen doorgeven en help je samen met Aristo voedselverspilling tegen te gaan. Op aanvraag verzorgen wij ook een heerlijk dinerbuffet (voor grotere groepen) na afloop van je vergadering.

Er zijn enorm veel dingen waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van een vergadering, terwijl dit vaak maar één van je taken is. Denk alleen al aan de voorbereiding, de vergaderopstelling, de inhoud, de tijdsplanning - wat nog lang niet de volledige lading dekt. Uiteindelijk moet de vergadering toch aan alle wensen voldoen om tot een succesvolle uitkomst te komen.

Tips hoe je een mailing efficiënt en effectief organiseert, lees je in onze blog hierover.

De vergaderopstelling is één van de belangrijkste onderdelen bij het plannen van een efficiënte vergadering. Het doel van de vergadering bepaalt de vergaderopstelling, want elk vergaderdoel heeft een daarbij behorende meest efficiënte vergaderopstelling. Wanneer je bijvoorbeeld een vergadering organiseert waarbij het erg belangrijk is dat er een discussie gevoerd wordt, is een tafelopstelling in de vorm van een vierkant geen slim idee. Dan moet je kiezen voor een ronde of ovale vergaderopstelling, aangezien de deelnemers zich hierdoor automatisch meer betrokken voelen bij de vergadering.

In onze blog over vergaderopstellingen lees je hier meer over.

Alle zalen bij Aristo beschikken over hybride sets. Daarmee kun je eenvoudig iedereen laten deelnemen aan de vergadering. Het maakt niet uit of ze online deelnemen of op locatie aanwezig zijn. Meer informatie over de mogelijkheden vind je op onze pagina over hybride vergaderen.